Väikeettevõtted, mis pakuvad teenuseid teistele ettevõtetele, kannatavad tihti hilinenud maksete tõttu. Kui olete töösse panustanud, lubatud teenuse osutanud ja saatnud kliendile arve, on tõenäoline, et kõik läheb plaanipäraselt ja makse laekub õigeaegselt? Kahjuks mitte.

Asjaolu, et suur osa arvele krediiti pakkujaid ei saa makseid õigeaegselt on teada-tuntud. USA raamatupidamisfirma Xero läbiviidud uuringud näitavad, et sõltumata arve tähtajast laekuvad maksed keskmiselt 14 päeva pärast tähtaega. Ka Capitalia läbiviidud uuring näitab, et enam kui pooled arved makstakse tähtaja möödudes.

Kui Teie ettevõttel on sarnane probleem, on vajalik luua kontroll ettevõtte võlgnike üle. Tõenäoliselt on Teil kontroll mingil määral olemas, isegi kui Te sellest mõelnud pole – iga kord, kui kontrollite laekumisi ning märkate, et laekumised pole toimunud tähtajaks, tegelete Te võlglaste kontrolliga. Aga kuidas siis kiiremini arvete maksed kätte saada?
 
Ärge kartke suhelda võlglastega
Jah, see on väsitav. See on tõenäoliselt viimane asi, millega tegeleda sooviksite. Sellegi poolest ei tohiks loobuda võlgnevuste kontrollimisest ning võlglastega tegelemisest. Suhelge oma võlglastega päeva esimeses pooles ning võlgnevuse esimestel päevadel. Mida kauem on maksetähtajast möödas, seda suurem on tõenäosus, et tekib ebameeldivusi ning vihastate – see ei ole kummalegi poolele meeldiv olukord.

Ebameeldivate olukordade vältimiseks kontakteeruge arve saajaga nädal peale arve väljastamist. Veenduge, et suhtlete kontaktisikuga personaalselt, mitte läbi info ega klientidele mõeldud emaili aadressi. Helistage ja uurige, kas arve on neile saabunud ja vastuvõetav.

Emailiga võite hiljem edastada meeldetuletuse, välja tuues olulisemad üksikasjad:

• Kui suur on võlgnevus, kaasarvatud käibemaks jms;
• Mis on arve ja tellimuse number;
• Mis on arve tähtaeg;
• Kas toote või teenusega on probleeme, mille tõttu makse võiks hilineda?

Ärge unustage kirja lõppu oma kontaktandmed lisamast.
Kirjaliku meeldetuletuse olemasolul võib olla kindlam, et arve ning vajalik info on maksjani jõudnud.
 
Kui maksetähtaeg on juba ületatud
Kui maksetähtaeg on kätte jõudnud kontrollige, kas makse on laekunud. Võib olla, et tasuti õigeaegselt.

Kui laekumist ei ole, siis olete vähemalt nendega varasemalt juba vestelnud ning saate nüüd edastada uue meeldetuletuse, või helistage ja uurige makse kohta. Olge viisakad, kuid samas ka visa - lõppude lõpuks on see Teie ettevõtte raha.
 
Kui eelnimetatud võtted ei tööta ning maksetähtajast on möödas juba nädal või isegi mitu, on aeg mõelda rangemate meetmete peale. Looge protsess, mille käigus võlglastega hakkab suhtlema keegi teine – antud olukorras tuleb kasuks, kui Teil on ettevõttes finantsjuht või mõni partner. Loodetavasti näeb klient, et olukord on tõsine ja teostavad makse enne kui peate neid täiendavate tagajärgedega ähvardama.
 
Tänage oma kliente
Makse on laekunud – suurepärane! Võite klienti tänada teostatud makse eest ja saata neile vastavasisuline kiri. See on hea võimalus oma kliente lahkusega üllatada, samas valmistades neid ette järgmiseks korraks, kui peate võlgnevust taga ajades taas telefoni haarama.