Kāpēc debitoru kontrolei jābūt tavu darāmā darbu saraksta augšgalā



Mazie uzņēmumi, kas piedāvā pakalpojumus citām kompānijām, krietni cieš no nokavētiem debitoru maksājumiem. Ja esi ieguldījis darbu, veicis apsolīto pakalpojumu un aizsūtījis rēķinu maksātājam, viss taču notiks pēc plāna un maksājums ienāks laikā, vai ne?
 
Tas ir labi zināms fakts, ka lielākā daļa uzņēmumu, kas piedāvāt pēcapmaksu, nesaņem maksājumus laicīgi. ASV grāmatvedības uzņēmuma Xero veiktā aptauja liecina, ka neatkarīgi no atmaksas termiņa ilguma uzņēmumi maksājumus saņem vidēji 14 dienas pēc termiņa beigām. Arī Capitalia veiktā aptauja uzrāda, ka vairāk nekā puse rēķinu tiek samaksāti novēloti.
 
Ja arī tavs uzņēmums saskaras ar šo problēmu, ir nepieciešams izveidot firmas debitoru kontroli. Visticamāk tev tāda jau ir, pat ja neesi par tādu aizdomājies – katru reizi, kad dzen pēdas kādam nesaņemtam maksājumam, tu rūpējies par debitoru kontroli. Taču kā panākt, lai nauda biznesam sasniedz tava uzņēmuma kontu ātrāk?

Neizvairies no darba ar debitoriem
 
Jā, es zinu, ka tas ir nogurdinoši. Es zinu, ka tā ir pēdējā lieta, ko tu šodien labprāt darītu. Taču, lai ko arī tu darītu, nekad neatliec debitoru kontroli uz vēlāku laiku! Parūpējies, lai tā būtu pirmā lieta, ko tu no rīta izdari! Atliekot zvanu debitoram uz pēdējo brīdi, tu zaudē iespēju būt par labo tēlu šajā komunikācijā. Tev pat netīšām nāksies izrādīt dusmas vai pat šantažēt klientu, un tas nav patīkami nevienai no pusēm.
 
Tā vietā sazvanies ar klientu nedēļu pēc rēķina nosūtīšanas! Pārliecinies, ka raksti no konkrēta darbinieka profila, nevis bezpersoniska info@ vai klientiem@ vārdā, vai piezvani, lai izveidotu draudzīgu sarunu un pārliecinātos, ka rēķins ir sasniedzis adresātu! Neliela pielīšana nevienam nekad nav traucējusi.
 
Mazliet vēlāk nosūti arī atgādinājuma e-pastu! Neaizmirsti iekļaut visas nepieciešamās detaļas:
  • Cik daudz šis debitors ir parādā, ieskaitot nodokļus?
  • Kāds ir rēķina numurs un preces pasūtījuma numurs?
  • Kad ir maksājuma termiņš?
  • Vai ir bijusi kāda problēma ar produktu vai pakalpojumu, kas varētu aizkavēt maksājumu?
 
E-pasta ziņojumā iekļauj arī savu kontaktinformāciju un gaidi atbildi! Kad viss jau ir uzrakstīts, tu esi daudz labākā pozīcijā, lai maksājumu saņemtu tuvāk termiņa beigām.

Ja maksājums jau ir aizkavējies
 
Kad pienācis maksājuma termiņš, pārbaudi bankas kontu! Varbūt maksājums ir ienācis laicīgi…Tomēr nav? Nu nekas. Tu jau esi sagatavojies šādai situācijai, pateicoties draudzīgajai komunikācijai ar debitoru. Piezvani vēlreiz un sarunā piemini jau iepriekš nosūtīto e-pastu! Esi pieklājīgs, esi uzstājīgs, bet neatvainojies! Galu galā, tā ir tava nauda, un tev ir visas tiesības to saņemt.
 
Ja šī taktika nestrādā un maksājums kavējas jau nedēļu vai divas, ir laiks izmantot citas metodes. Te var noderēt kādas citas personas, piemēram, grāmatveža, palīdzība. Izveidojiet sistēmu, kā rīkoties ar aizkavētiem maksājumiem, kurā izlemjat, kā nesaņemtā maksājuma problēma tiek nodota tālāk kādam ietekmīgākam un augstāka ranga darbiniekam. Tāpat maksājumu apmaksu laikā veicina faktoringa jeb rēķinu pārdošanas izmantošana. Visticamāk klients pamanīs nopietno izmaiņu un parādu uzņēmumam atmaksās vēl pirms skarbākas sarunas par potenciālajām nesamaksāšanas sekām.
 
Pasaki “paldies”
 
Saņēmi maksājumu – lieliski! Bet kāpēc gan neveikt papildu pieklājīgu žestu un nepateikties par maksājumu? Tas ir labs veids, kā pārsteigt klientu ar laipnību, tādējādi liekot viņam jau gaidīt draudzīgu zvanu saistībā ar nākamā rēķina apmaksu.

Rakstu ievietoja plkst. 09:12