Ikdienas milzīgajā skrējienā bieži vien ir grūti laicīgi apvienot ieplānotas tikšanās, uzņēmuma un komandas pārvaldīšanu, personīgās aktivitātes un citus pienākumus. Par laimi, interneta dzīlēs arī bez maksas ir pieejami dažādi rīki, kas palīdz gan plānot savu laiku, gan uzlabot savu un darbinieku produktivitāti. Zemāk esam apkopojuši dažus no efektīvākajiem laika plānošanas rīkiem, kurus izmantojam arī mēs paši savā darba organizēšanā.
Trello
Trello ir populārs projektu vadības rīks, kas atvieglo dažādu projektu un uzdevumu organizēšanu ar piezīmju dēļu, sarakstu un atsevišķu uzdevumu kartīšu palīdzību. Tā kā Trello ir vizuāls rīks, tas palīdz visus uzdevumus un projektus sakārtot viegli uztveramā manierē. Katram projektam vai uzdevumam iespējams piešķirt atsevišķu kartīti, kuru pārvietot uz citu sarakstu, kad projekts pavirzījies tālāk uz priekšu vai pilnībā pabeigts.
Lai optimāli izmantotu Trello, sāc ar atsevišķa piezīmju dēļa (board) izveidi katram projektam vai darbības sfērai. Tad izveido vairākus sarakstus katrā piezīmju dēlī, iedalot projektu vai uzdevumu dažādās attīstības stadijās. Visbeidzot katram sarakstam pievieno kartītes, tādējādi izšķirot atsevišķus uzdevumus, kas jāpabeidz projekta ietvaros. Kartītēm iespējams pievienot izpildes termiņus, kad uzdevums jāpaveic, dažādas krāsas, lai nodrošinātu pilnīgu projekta pārredzamību. Dažādu krāsu vai atzīmju piešķiršana var uzsvērt, piemēram, uzdevuma steidzamības pakāpi vai statusu. Ja kartītē norādītais uzdevums ir sarežģīts, to iespējams sadalīt vēl sīkākos posmos ar iekšēja saraksta (checklist) palīdzību.
Atsevišķs Trello piezīmju dēlis var arī noderēt katram darbiniekam, lai starp dažādajiem darba pienākumiem neviens uzdevums nenomaldītos.
Visas Trello pamatfunkcijas ir pieejamas bez maksas. Taču, ja Trello izmanto lielāka komanda, maksas Trello versija nodrošinās lielāku iespēju klāstu un iespējas izpausties ar dažādākiem piezīmju dēļiem.
Google kalendārs
Google kalendārs ir noderīgs rīks, lai plānotu savu dienas grafiku un tikšanās - principā tas darbojas kā digitāls bezmaksas plānotājs. Google kalendārā iespējams izveidot pasākumus un tikšanās, kā arī iestatīt atgādinājumus, kas īsi pirms noteiktā laika tiek izsūtīti uz tavu e-pastu vai tālruni. Uzaicinājumu uz tikšanos iespējams nosūtīt arī citām iesaistītajām personām, turklāt sadarbībā ar Google meets tikšanos arī pavisam ērti iespējams novadīt digitālajā vidē.
Lai efektīvi izmantotu Google kalendāru, iesakām izveidot atsevišķu kalendāru darbam un personīgajai dzīvei. Tad katrā kalendārā ievieto plānotos pasākumus vai tikšanās. Google kalendārā iespējams arī regulārus atgādinājumus par pasākumiem, kas atkārtojas, piemēram, iknedēļas komandas zvaniem. Ja visi uzņēmuma darbinieki izmanto Google kalendāru viena Google korporatīvā konta ietvaros, iespējams aplūkot arī pārējo darbinieku kalendārus. Šāda informācijas pieejamība ļauj ieplānot kopīgu sapulci visiem ērtā laikā. Papildus interesants rīks kopīgi pieejamu tikšanās vai pasākumu laiku atrašanai var būt arī
Doodle.
Ja tomēr izvēlies visas savas aktivitātes apvienot vienā kalendārā, iesakām katrai dzīves jomai atbilstošos notikumus iekrāsot citā krāsā. Tādējādi, apskatot kalendāru, uzreiz vizuāli būs skaidrs, vai, piemēram, šodien ieplānota biznesa tikšanās vai kāda personīga vizīte.
Whimsical
Whimsical ir vizuāls sadarbošanās rīks, kas ļauj izstrādāt diagrammas un shēmas. Tas ir lielisks palīgs ideju ģenerēšanai un domu vizuālai sakārtošanai, turklāt vienā “piezīmju dēlī” iespējams sadarboties arī vairākiem cilvēkiem, katram piešķirot komentēšanas vai labošanas tiesības. Whimsical mūsu pieredzē ir sevišķi noderīgs, lai sadalītu kādu lielāku procesu vai projekta izveidi atsevišķos soļos un izprastu, kādā secībā kādi pasākumi jāveic projekta realizācijai.
Lai efektīvi izmantotu Whimsical, iesakām izveidot jaunu projektu un izvēlēties diagrammas vai shēmas veidu. Whimsical bezmaksas pieejamie rīki un paraugi palīdzēs izveidot vēlamo shēmu. Pēc izveides to iespējams arī lejupielādēt sev vēlamā formātā.
Bezmaksas Whimsical versija sevī ietver iespēju izveidot neierobežotu publisko diagrammu daudzumu, kā arī četras privāti pieejamas diagrammas, kas šķiet pilnīgi pietiekami, tāpēc bez maksas versijas var arī iztikt..
Canva
Canva ir ļoti ērts dizaina, prezentāciju un sociālo tīklu ierakstu veidošanas rīks, kas viegli saprotams arī tiem, kas neorientējas Photoshop funkcijās. Programma piedāvā dažādus dizaina paraugus visām dzīves situācijām, tādēļ tev atliks tikai paraugu papildināt ar atbilstošu tekstu, kādu ikonu vai attēlu, ko vari augšupielādēts pats vai izvēlēties no Canvas bezmaksas vizuālo materiālu klāsta.
Programmā iespējams arī saglabāt uzņēmumam raksturīgos krāsu toņus vai iecienītos dizainus - tādējādi tev vienmēr būs iespējams sagatavot tieši tava zīmola identitātei piemērotus dizaina risinājumus. Līdzīgi kā Notion, arī Canvā ir pieejama komentēšanas un sadarbošanās opcija, līdz ar to tavi kolēģi vai darbinieki arī varēs piedalīties materiāla izstrādes procesā. Sociālo mediju ierakstu vajadzībām ir iespējams izveidot publicēšanas grafiku, kas ļauj plānot sagatavoto dizainu publikācijas. Šāda funkcija arī palīdz pārliecināties, ka visi ieplānotie ieraksti atbilst uzņēmuma zīmolam un vizuālajai identitātei.
Ar Canva bezmaksas versiju būs pilnībā pietiekami, ja vien apmierina bezmaksas pieejamo attēlu un prezentāciju paraugu klāsts.
Toggl
Toggl ir vienkārši izmantojama laika mērīšanas programma, kas palīdz izvērtēt, cik daudz laika patērē dažādiem uzdevumiem. Kad uzsāc darbošanos pie konkrēta projekta, ar Toggl iestrādāta taimera palīdzību vari uzņemt laiku, un dienas vai nedēļas beigās automātiski ģenerētajās atskaitēs vari aplūkot, cik daudz laika prasīja katra uzdevuma veikšana. Toggl piedāvātās laika atskaites palīdz atrast “laika zagļus” un noder efektīvākai laika plānošanai.
Šāda funkcija var būt sevišķi noderīga dažādu procesu uzlabošanai (ar Toggl palīdzību iespējams saprast, kuri projekta izpildes posmi ir laikietilpīgākie) un efektīvāku lēmumu pieņemšanai, kā arī darbinieku noslodzes izpētei.
Toggl apkopotos rezultātus arī iespējams viegli apvienot ar citām projektu pārvaldības programmām, tostarp Trello un Google kalendāru.
Tweek.so
Latvijā izstrādāts bezmaksas rīks ikdienas darbu plānošanai. Tas ļauj salikt plānotos darbus visai darba nedēļai un atzīmēt to paveikšanu. Rīks labi aizvieto daudziem bieži ierasto darbu plānošanu papīra formāta kalendāros. Tweek.so darbus var sašķirot dažādās kategorijās, tiem pievienot izpildes datumu, dažādus atgādinājumus, kā arī sekot līdzi to izpildes procesam.
Piemēram, Tweek.so var izmantot, lai izplānotu dienas grafiku. Lietotājs katru tikšanos vai vizīti var atzīmēt kā atsevišķu uzdevumu, turklāt to ievietot specifiskā kategorijā, piemēram, “darbs” vai “personīgās aktivitātes”. Iespējams izveidot arī uzdevumus, kas regulāri atkārtojas, piemēram, ikdienas sporta treniņu vai iknedēļas komandas tikšanos.
Tweek.so ir iespējams arī savienot ar dažādiem citiem produktivitātes rīkiem, tostarp populārajam Google kalendāram, kas palīdz visus darāmos darbus sagrupēt vienuviet.
Pause Gmail
Ja darbam izmanto Google Gmail e-pastu, tad lieti var noderēt iespēja “nopauzēt” jaunu e-pastu saņemšanu ar spraudni Pause Gmail. Šajā laikā nepienāks jauni e-pasti, bet tu varēsi rakstīt atbildes vai sacerēt jaunas vēstules. Šāda jaunu vēstuļu saņemšanas nopauzēšana var dot iespēju papildus koncentrēties uz darāmajiem darbiem un sākumā atbildēt uz tām vēstulēm, kas jau sakrājušās. E-pastu saņemšana var tikt apturēta uz konkrētu laiku, piemēram, divām stundām, kuru laikā būs vieglāk fokusēties uz konkrētu projektu.
Papildus Pause Gmail var tikt izmantots efektīvākai e-pastu pārlasīšanai. Piemēram, izmantojot Pause Gmail visas dienas garumā, izņemot pāris stundas no rīta vai vakarā, iespējams atvēlēt pāris konkrētas stundas atvēlēt tieši e-pastu lasīšanai. Tādējādi varēsi filtrēt e-pastus, konkrēto stundu laikā pievēršoties svarīgākajiem e-pastiem un mazāk nozīmīgos e-pastus atstājot kādai citai dienai.
Focus Session
Windows 11 versijā Microsoft papildus standarta pulkstenim piedāvā Fokusa sesijas, kuras sastāv, piemēram, no 25 darba minūtēm un 5 minūšu pauzes. Darba sesijas laikā tiek atslēgti visi paziņojumi no čata progammām utml., ļaujot maksimāli koncentrēties konkrēta uzdevuma veikšanai.
Fokusa sesiju ietvaros iespējams iesākt ar rīka vadītu meditācijas nodarbību, kas palīdzēs attīrīt prātu un fokusēt uzmanību uz paveicamo uzdevumu. Papildus fokusa sesijā pieejams uzdevumu izsekošanas rīks, kas palīdz sekot līdzi patērētajam laikam un fokusēties uz darāmo darbu. Fokusa sesijas laikā motivācijas uzturēšanai saņemsi punktus par katru pabeigto uzdevumu. Taču, ja jūti, ka darbi tomēr nevedas un domas ir citur, fokusa sesijas taimeri iespējams arī apturēt un turpināt, kad jūtaties gatavs.
Fokusa sesija ir noderīgs rīks ikdienas darbu plānošanai, jo tas var palīdzēt prioritizēt svarīgākos uzdevumus un tos produktīvi un efektīvi izpildīt. Piemēram, vari izmantot 25 minūšu fokusa sesiju darbam pie kādas atskaites vai prezentācijas.
Alternatīva ir tā dēvētie Pomodoro taimeri, piemēram,
Pomofocus.io, kas arī ļauj pārvaldīt koncentrēta darba un atpūtas laiku.