Kasdienybės įkarštyje dažnai būna sunku laiku žongliruoti suplanuotais susitikimais, įmonės ir komandos valdymu, asmenine veikla ir kitomis pareigomis. Laimei, interneto gelmėse taip pat nemokamai galima rasti įvairių įrankių, kurie padeda tiek planuoti savo laiką, tiek pagerinti savo ir darbuotojų produktyvumą. Žemiau surinkome keletą efektyviausių laiko planavimo įrankių, kuriuos naudojame ir savo darbo organizavime.

Trello
Trello yra populiarus projektų valdymo įrankis, leidžiantis lengvai organizuoti įvairius projektus ir užduotis naudojant užrašų lentas, sąrašus ir atskiras užduočių korteles. Kaip vizualinis įrankis, „Trello“ padeda lengvai suprasti visas užduotis ir projektus. Kiekvienam projektui ar užduočiai galima priskirti atskirą kortelę, kurią galima perkelti į kitą sąrašą, kai projektas pažengęs toliau arba visiškai baigtas.

Norėdami išnaudoti visas Trello galimybes, pradėkite sukurdami atskirą lentą kiekvienam projektui ar veiklos sričiai. Tada kiekvienoje lentoje sukurkite kelis sąrašus, padalindami projektą ar užduotį į skirtingus kūrimo etapus. Galiausiai prie kiekvieno sąrašo pridedamos kortelės, taip išskiriant atskiras užduotis, kurias reikia atlikti projekte. Kortelėse galite pridėti terminus, kada reikia atlikti užduotį, skirtingas spalvas, kad būtų užtikrintas visiškas projekto skaidrumas. Skirtingų spalvų ar pažymių priskyrimas gali pabrėžti, pavyzdžiui, užduoties skubumą arba būseną. Jei kortelėje nurodyta užduotis sudėtinga, ją galima suskirstyti į dar mažesnius etapus naudojant vidinį sąrašą (checklist).

Taip pat gali praversti ir atskira „Trello“ lenta kiekvienam darbuotojui, kad jokia užduotis nepasimestų tarp skirtingų darbo pareigų.

Visos pagrindinės „Trello“ funkcijos yra prieinamos nemokamai. Tačiau jei turite didesnę „Trello“ komandą, mokama „Trello“ versija suteiks jums daugiau galimybių ir galimybę išreikšti save naudojant įvairesnes lentas.

Google kalendorius
„Google“ kalendorius yra naudingas įrankis planuojant dienos tvarkaraštį ir susitikimus – jis iš esmės veikia kaip nemokama skaitmeninė planavimo priemonė. „Google“ kalendoriuje galite kurti įvykius ir susitikimus, taip pat nustatyti priminimus, kurie siunčiami jūsų el. paštu arba telefonu prieš pat nurodytą laiką. Kvietimą į susitikimą galima išsiųsti kitiems dalyviams, o bendradarbiaujant su Google Meets susitikimą galima itin paprastai pravesti ir skaitmeninėje aplinkoje.

Norint efektyviai naudoti „Google“ kalendorių, rekomenduojame sukurti atskirą kalendorių darbui ir asmeniniam gyvenimui. Tada suplanuoti renginiai ar susitikimai talpinami kiekviename kalendoriuje. „Google“ kalendorius taip pat leidžia reguliariai priminti apie pasikartojančius įvykius, pvz., kassavaitinius komandos skambučius. Jei visi įmonės darbuotojai naudoja Google kalendorių vienoje Google įmonės paskyroje, galima peržiūrėti ir kitų darbuotojų kalendorius. Toks informacijos prieinamumas leidžia suplanuoti bendrą susitikimą visiems patogiu laiku. Doodle taip pat gali būti įdomi priemonė ieškant bendrų susitikimų ar renginių laiko.

Jei vis tiek renkatės visas savo veiklas sujungti į vieną kalendorių, rekomenduojame kiekvieną gyvenimo sritį atitinkančius įvykius nuspalvinti skirtinga spalva. Taigi pažvelgus į kalendorių iš karto bus aišku, ar šiandien numatytas, pavyzdžiui, dalykinis susitikimas ar asmeninis vizitas.

Įnoringas
„Whimsical“ yra vizualinis bendradarbiavimo įrankis, leidžiantis kurti diagramas ir diagramas. Tai puikus pagalbininkas generuojant idėjas ir vizualiai sutvarkant mintis, be to, vienoje „užrašinėje“ galima bendradarbiauti su keliais žmonėmis, kiekvienam suteikiant teisę komentuoti ar taisyti. Mūsų patirtis rodo, kad „Whimsical“ ypač naudinga skaidant didesnį procesą ar projekto kūrimą į atskirus etapus ir suprasti, kokia tvarka kokių žingsnių reikėtų imtis, kad projektas būtų realizuotas.

Norėdami efektyviai naudoti „Whimsical“, rekomenduojame sukurti naują projektą ir pasirinkti diagramos arba schemos tipą. Nemokami „Whimsical“ įrankiai ir šablonai padės sukurti norimą schemą. Sukūrus jį taip pat galima atsisiųsti pasirinktu formatu.

Nemokamoje „Whimsical“ versijoje yra galimybė kurti neribotą skaičių viešųjų diagramų, taip pat keturias privačias diagramas, kurių, atrodo, yra daugiau nei pakankamai, todėl nemokama versija gali apsieiti.

Canva
„Canva“ yra labai patogus dizainas, pristatymų ir socialinių tinklų įrašų kūrimo įrankis, kurį lengva suprasti net tiems, kurie nėra susipažinę su „Photoshop“ funkcijomis. Programa siūlo įvairius dizaino pavyzdžius visoms gyvenimo situacijoms, todėl tereikia pavyzdį papildyti atitinkamu tekstu, piktograma ar paveikslėliu, kurį galite įkelti patys arba pasirinkti iš „Canvas“ nemokamos vaizdinės medžiagos asortimento.

Programoje taip pat galima išsaugoti įmonei būdingus spalvų atspalvius ar mėgstamus dizainus – taip visada galėsite paruošti savo prekės ženklo identitetui tinkamus dizaino sprendimus. Panašiai kaip „Notion“, „Canva“ taip pat turi komentavimo ir bendradarbiavimo galimybę, todėl jūsų kolegos ar darbuotojai taip pat galės dalyvauti medžiagos kūrimo procese. Socialinių tinklų įrašams galima sudaryti publikavimo grafiką, leidžiantį planuoti parengtų dizainų publikavimą. Tokia funkcija taip pat padeda užtikrinti, kad visi suplanuoti įrašai atitiktų įmonės prekės ženklą ir vizualinį identitetą.

Nemokamos „Canva“ versijos pakaks tol, kol būsite patenkinti turimų nemokamų vaizdų ir pristatymo šablonų asortimentu.

Toggl
Toggl yra paprasta naudoti laiko stebėjimo programa, padedanti įvertinti, kiek laiko praleidžiate įvairioms užduotims atlikti. Pradėję dirbti su konkrečiu projektu, galite įrašyti laiką naudodamiesi „Toggl“ įtaisytuoju laikmačiu, o dienos ar savaitės pabaigoje automatiškai sugeneruotame lange galite pamatyti, kiek laiko prireikė kiekvienai užduočiai atlikti. pranešimus. Toggl siūlomos laiko ataskaitos padeda surasti „laiko vagis“ ir padeda efektyviau planuoti laiką.

Tokia funkcija gali būti ypač naudinga gerinant įvairius procesus (Toggl pagalba galima suprasti, kurie projekto vykdymo etapai užima daugiausiai laiko) ir priimant efektyvesnius sprendimus, taip pat tiriant darbuotojų darbo krūvį. .

Toggl surinktus rezultatus taip pat galima lengvai integruoti su kitomis projektų valdymo programomis, įskaitant Trello ir Google Calendar.

Savaitę.taigi
Latvijoje sukurta nemokama priemonė kasdieniam darbui planuoti. Tai leidžia susidėti suplanuotas visos darbo savaitės užduotis ir pažymėti jų atlikimą. Priemonė puikiai pakeičia daugelį įprastų darbų planavimo popieriniuose kalendoriuose. Tweek.so galite rūšiuoti užduotis į skirtingas kategorijas, pridėti terminą, įvairius priminimus ir stebėti jų eigą.

Pavyzdžiui, Tweek.so gali būti naudojamas planuojant savo dienos tvarkaraštį. Vartotojas gali pažymėti kiekvieną susitikimą ar apsilankymą kaip atskirą užduotį ir priskirti tam tikrą kategoriją, pvz., „darbas“ arba „asmeninė veikla“. Taip pat galite kurti reguliariai pasikartojančias užduotis, pvz., kasdienę sporto treniruotę arba savaitinį komandos susitikimą.

Tweek.so taip pat galima prijungti prie įvairių kitų produktyvumo įrankių, įskaitant populiarųjį „Google“ kalendorių, kuris padeda sugrupuoti visus savo darbus vienoje vietoje.

Pristabdyti Gmail
Jei darbui naudojate Google Gmail el. paštą, gali praversti galimybė "pristabdyti" naujų el. laiškų gavimą su Pause Gmail papildiniu. Per šį laiką naujų el. laiškų negaus, bet galėsite rašyti atsakymus ar rašyti naujus laiškus. Tokia naujų laiškų priėmimo pauzė gali suteikti galimybę susitelkti ties atliekamiems darbams ir atsakyti į pradžioje jau susikaupusius laiškus. Laiškų gavimas gali būti sustabdytas tam tikram laikui, pavyzdžiui, dviem valandoms, per kurias bus lengviau susitelkti ties konkrečiu projektu.

Be Pause, Gmail galima naudoti norint efektyviau skaityti el. laiškus. Pavyzdžiui, naudodami funkciją Pause Gmail visą dieną, išskyrus kelias valandas ryte arba vakare, galite skirti kelias konkrečias valandas, skirtas tiesiogiai el. laiškų skaitymui. Tokiu būdu galėsite filtruoti laiškus, sutelkdami dėmesį į svarbiausius laiškus konkrečiomis valandomis, o mažiau svarbius laiškus palikdami kitai dienai.

Fokuso sesija
„Windows 11“ sistemoje, be standartinio laikrodžio, „Microsoft“ siūlo „Focus“ seansus, kuriuos sudaro, pavyzdžiui, 25 minutės darbo ir 5 minučių pertrauka. Darbo seanso metu išjungiami visi pranešimai iš pokalbių programų ir pan., leidžianti maksimaliai susikoncentruoti ties konkrečia užduotimi.

Fokusavimo seansų metu galima pradėti meditacijos pamoką vadovaujantis priemone, kuri padės išvalyti mintis ir sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį. Be to, fokusavimo sesijoje yra užduočių sekimo įrankis, padedantis sekti praleistą laiką ir susikoncentruoti ties atliekamu darbu. Fokusavimo sesijos metu už kiekvieną atliktą užduotį gausite taškų, kad išlaikytumėte motyvaciją. Tačiau jei jaučiate, kad viskas nesiseka, o mintys yra kitur, taip pat galite pristabdyti fokusavimo seanso laikmatį ir tęsti, kai jausitės pasiruošę.

Fokusavimo sesija yra naudingas įrankis planuojant kasdienius darbus, nes gali padėti nustatyti svarbiausių užduočių prioritetus ir jas atlikti efektyviai bei efektyviai. Pavyzdžiui, galite naudoti 25 minučių fokusavimo sesiją, kad galėtumėte dirbti su ataskaita ar pristatymu.

Alternatyva – vadinamieji Pomodoro laikmačiai, tokie kaip Pomofocus.io, kurie taip pat leidžia valdyti susikaupusio darbo ir poilsio laiką.