Igapäevases kiires elus on sageli keeruline õigeaegselt žongleerida kokkulepitud koosolekute, ettevõtte ja meeskonna juhtimise, isiklike tegevuste ja muude kohustustega. Õnneks on internetisügavustes saadaval ka erinevad tasuta tööriistad, mis aitavad nii oma aega planeerida kui ka enda ja töötajate tootlikkust tõsta. Allpool oleme kokku kogunud mõned tõhusamad ajaplaneerimise tööriistad, mida ka oma töökorralduses kasutame.

Trello
Trello on populaarne projektihaldustööriist, mis muudab erinevate projektide ja ülesannete korraldamise märkmetahvlite, loendite ja üksikute ülesannete kaartide abil lihtsaks. Visuaalse tööriistana aitab Trello teil kõiki oma ülesandeid ja projekte hõlpsasti arusaadaval viisil korraldada. Igale projektile või ülesandele saab määrata eraldi kaardi, mille saab projekti edasiliikumisel või täielikult lõpetamisel teise nimekirja teisaldada.

Trellost maksimumi saamiseks looge alustuseks iga projekti või tegevusvaldkonna jaoks eraldi tahvel. Seejärel looge igale tahvlile mitu loendit, jagades projekti või ülesande eri arendusetappideks. Lõpuks lisatakse igasse loendisse kaardid, mis eristavad üksikuid ülesandeid, mis projekti raames tuleb täita. Kaartidele on võimalik lisada tähtaegu, millal ülesanne tuleb täita, erinevaid värve, et tagada projekti täielik läbipaistvus. Erinevate värvide või hinnete määramine võib rõhutada näiteks ülesande kiireloomulisust või olekut. Kui kaardil märgitud ülesanne on keeruline, on võimalik see sisemise nimekirja (checklist) abil jagada veelgi väiksemateks etappideks.

Kasuks võib tulla ka iga töötaja jaoks eraldi Trello tahvel, et ükski ülesanne ei läheks erinevate töökohustuste vahele.

Kõik Trello põhifunktsioonid on tasuta saadaval. Kui teil on Trellot kasutav meeskond aga suurem, pakub Trello tasuline versioon teile rohkem võimalusi ja võimalust end väljendada mitmekesisemate tahvlitega.

Google'i kalender
Google Calendar on kasulik tööriist päevaplaani ja kohtumiste planeerimiseks – põhimõtteliselt toimib see tasuta digiplaneerijana. Google'i kalendris saate luua sündmusi ja koosolekuid ning määrata meeldetuletusi, mis saadetakse teie meilile või telefonile vahetult enne määratud aega. Kohtumise kutset on võimalik saata ka teistele osalejatele ning koostöös Google Meetsiga on võimalik koosolekut väga lihtsalt läbi viia ka digikeskkonnas.

Google'i kalendri tõhusaks kasutamiseks soovitame luua töö- ja isikliku elu jaoks eraldi kalendri. Seejärel paigutatakse igasse kalendrisse planeeritud sündmused või koosolekud. Google'i kalender võimaldab ka regulaarseid meeldetuletusi korduvate sündmuste, näiteks iganädalaste meeskonnakõnede kohta. Kui kõik ettevõtte töötajad kasutavad Google'i kalendrit ühe Google'i ettevõtte konto raames, on võimalik vaadata ka teiste töötajate kalendreid. Selline info kättesaadavus võimaldab planeerida ühise kohtumise kõigile sobival ajal. Doodle võib olla ka huvitav tööriist ühiste koosolekute või sündmuste aegade leidmiseks.

Kui otsustate siiski koondada kõik oma tegevused ühte kalendrisse, soovitame igale eluvaldkonnale vastavad sündmused värvida erinevat värvi. Seega on kalendrit vaadates kohe visuaalselt selge, kas täna on planeeritud näiteks ärikohtumine või isiklik visiit.

Kapriisne
Whimsical on visuaalne koostöötööriist, mis võimaldab teil kujundada diagramme ja diagramme. See on suurepärane abimees ideede genereerimiseks ja mõtete visuaalseks korrastamiseks, pealegi on ühes "märkmikus" võimalik koostööd teha mitme inimesega, andes igaühele õiguse kommenteerida või parandada. Meie kogemuse järgi on Whimsical eriti kasulik suurema protsessi jagamisel või projekti eraldi etappideks koostamisel ning mõistmaks, millises järjestuses milliseid samme projekti elluviimiseks ette võtta.

Whimsicali tõhusaks kasutamiseks soovitame luua uue projekti ja valida diagrammi või skemaatilise tüübi. Whimsicali tasuta tööriistad ja mallid aitavad teil luua soovitud skeemi. Pärast loomist saab selle ka enda valitud vormingus alla laadida.

Whimsicali tasuta versioon sisaldab võimalust luua piiramatult avalikke graafikuid, aga ka nelja privaatselt saadaolevat graafikut, mis tundub enam kui piisav, nii et tasuta versioon saab hakkama.

Lõuend
Canva on väga mugav tööriist kujunduste, esitluste ja sotsiaalmeedia postituste loomiseks, millest on lihtne aru saada ka neile, kes Photoshopi funktsioonidega kursis ei ole. Programm pakub erinevaid kujundusnäidiseid kõikideks eluolukordadeks, seega pole vaja teha muud, kui lisada näidisele sobiv tekst, ikoon või pilt, mille saad ise üles laadida või valida Canvase tasuta visuaalsete materjalide hulgast.

Programmi on võimalik salvestada ka ettevõttele iseloomulikud värvitoonid või lemmikdisainid – nii saate alati koostada oma brändi identiteedile sobivaid disainilahendusi. Sarnaselt Notionile on Canval ka kommenteerimis- ja koostöövõimalus, nii et ka teie kolleegid või töötajad saavad materjaliarendusprotsessis osaleda. Sotsiaalmeedia postituste jaoks on võimalik koostada avaldamisgraafik, mis võimaldab planeerida koostatud kavandite avaldamist. Samuti aitab selline funktsioon tagada, et kõik ajastatud postitused oleksid kooskõlas ettevõtte brändi ja visuaalse identiteediga.

Canva tasuta versioonist piisab seni, kuni olete saadaolevate tasuta piltide ja esitlusmallidega rahul.

Toggl
Toggl on lihtsalt kasutatav aja jälgimise programm, mis aitab mõõta, kui palju aega kulutate erinevatele ülesannetele. Konkreetse projekti kallal töötamist alustades saate Toggli sisseehitatud taimeriga salvestada aega ning päeva või nädala lõpus näete automaatselt genereeritud ülesandes, kui palju aega kulus iga ülesande täitmiseks. aruanded. Toggli pakutavad ajaraportid aitavad leida "ajavargaid" ja aitavad aega tõhusamalt planeerida.

Selline funktsioon võib olla eriti kasulik erinevate protsesside täiustamisel (Toggli abil on võimalik aru saada, millised projekti teostamise etapid on kõige aeganõudvamad) ja tulemuslikumate otsuste tegemiseks, aga ka töötajate töökoormuse uurimiseks. .

Toggli kogutud tulemusi saab hõlpsasti integreerida ka teiste projektihaldusprogrammidega, sealhulgas Trello ja Google Calendariga.

Nädal.nii
Lätis on välja töötatud tasuta tööriist igapäevatöö planeerimiseks. See võimaldab kokku panna terve töönädala planeeritud ülesanded ja märkida nende täitmist. Tööriist on hea asendus paljudele tavapärastele paberkalendrites tööplaneerimisele. Teenuses Tweek.so saate ülesandeid erinevatesse kategooriatesse sortida, lisada tähtpäeva, erinevaid meeldetuletusi ja jälgida nende edenemist.

Näiteks Tweek.so saab kasutada oma päevakava planeerimiseks. Kasutaja saab märkida iga koosoleku või külastuse eraldi ülesandena ja paigutada selle kindlasse kategooriasse, näiteks "töö" või "isiklikud tegevused". Samuti saate luua regulaarselt korduvaid ülesandeid, nagu igapäevane sporditreening või iganädalane meeskonnakoosolek.

Tweek.so saab ühendada ka erinevate muude tootlikkuse tööriistadega, sealhulgas populaarse Google'i kalendriga, mis aitab teil kõik ülesanded ühte kohta rühmitada.

Peatage Gmail
Kui kasutad Google Gmaili meili tööks, siis võib abiks olla võimalus peatada uute kirjade vastuvõtmine peata Gmaili pluginaga. Selle aja jooksul uusi e-kirju ei saabu, kuid saate vastuseid kirjutada või uusi kirju koostada. Selline paus uute kirjade laekumisel võib anda võimaluse keskenduda tehtavale tööle ja vastata juba alguses kogunenud kirjadele. E-kirjade vastuvõtmise võib teatud ajaks peatada, näiteks kaheks tunniks, mille jooksul on lihtsam keskenduda konkreetsele projektile.

Lisaks pausile saab meilide tõhusamaks lugemiseks kasutada Gmaili. Näiteks kui kasutate Gmaili peatamist kogu päeva jooksul, välja arvatud paar tundi hommikul või õhtul, saate eraldada paar kindlat tundi, et pühendada otse meilide lugemisele. Nii saate e-kirju filtreerida, keskendudes konkreetsetel tundidel kõige olulisematele meilidele ja jättes vähemtähtsad kirjad mõneks muuks päevaks.

Fookuse seanss
Windows 11-s pakub Microsoft lisaks tavapärasele kellale Focuse seansse, mis koosnevad näiteks 25-minutilisest tööst ja 5-minutilisest pausist. Tööseansi ajal lülitatakse kõik vestlusprogrammide jms märguanded välja, võimaldades maksimaalselt keskenduda konkreetsele ülesandele.

Fookusseansside raames on võimalik alustada tööriistast juhindudes meditatsioonitundi, mis aitab meelt puhastada ja keskenduda käsil olevale ülesandele. Lisaks on fookusseansil saadaval tööülesannete jälgimise tööriist, mis aitab jälgida kulutatud aega ja keskenduda tehtavale tööle. Fookusseansi ajal saate iga täidetud ülesande eest punkte, et hoida teid motiveerituna. Kui aga tunned, et asjad ei lähe hästi ja mõtted on mujal, võid ka fookusseansi taimeri peatada ja jätkata, kui tunned, et oled valmis.

Fookusseanss on kasulik tööriist oma igapäevatöö planeerimisel, kuna see aitab seada prioriteediks kõige olulisemad ülesanded ning neid tõhusalt ja tulemuslikult täita. Näiteks saate raporti või esitluse kallal töötamiseks kasutada 25-minutilist fookuseanssi.

Alternatiiviks on nn Pomodoro taimerid, näiteks Pomofocus.io, mis võimaldavad hallata ka keskendunud töö- ja puhkeaega.